La agenda es una herramienta
imprescindible para el trabajo diario de una secretaria, sobre todo si es secretaria
de dirección o de un departamento
específico.
Aquí vamos a apuntar reuniones,
fechas de viajes, eventos, entregas pendientes de trabajos o informes o
recordatorios de pedidos que tengamos que realizar por ejemplo.
Para una mejor gestión hay que
tener dos agendas, una la típica agenda de papel, y otra en el ordenador/agenda
electrónica, e ir apuntando lo mismo en ambas a la vez, ya que si pierdes la
información de una puedes recuperarla en la otra agenda.
Mi consejo es tener una agenda ejecutiva
de tamaño 17cmx24cm aproximadamente y con formato de “semana vista”:
Agenda a semana vista
Considero mejor opción “a semana
vista” debido a que podemos ver todo lo que tenemos apuntado a lo largo
de la semana de un solo vistazo, por lo que si estamos a lunes
por ejemplo y hay algo importante el viernes podríamos recordarlo enseguida al
verlo en la agenda, lo que puede ser de gran ayuda. Esto en el formato “a día vista” no es posible.
Agenda a día vista
Finalmente siempre elegiremos el
tipo y tamaño de agenda que nos guste más para trabajar.
La Agenda electrónica:
Es lo más cómodo, sobre todo a la
hora de hacer búsquedas rápidas. Podemos disponer de varios tipos, bien una agenda electrónica de bolsillo/ PDA
para llevar siempre encima, o utilizar una agenda/calendario de nuestro PC
(Windows calendar, Outlook, Lotus Notes,etc), o bien descargarnos un programa
de agenda/calendario online para poder acceder desde cualquier sitio a través
de internet.
La Agenda de papel:
Escribe lo más claro y resumido que
puedas. Si puede ser a lápiz mejor ya que las reuniones o citas suelen cambiar
a menudo y si utilizas mucho boli y tipex se verá todo muy sucio.
Si hay un evento y tienes alguna
invitación puedes adjuntarla con un clip en la hoja donde esté anotado el evento.
