Gestión de emails

Gestión de Correo electrónico (emails)

Hoy en día la buena gestión del correo electrónico es muy importante en las empresas, ya que la mayoría de los clientes y proveedores se comunican con la empresa a través de emails.

Los programas más utilizados suelen ser Outlook o Lotus Notes.

La apariencia y su uso principal es similar al de cualquier otro servidor de correo electrónico tipo Hotmail, Gmail, Yahoo, etc.  También suelen disponer de una Agenda de contactos, un Calendario donde puedes apuntar avisos o reuniones, bases de datos gestores de recursos (reservas de salas, plazas, proyectores, etc)

Pasos para una buena gestión

1-      Mantén limpia la bandeja de entrada. Dejar solamente los correos nuevos sin leer que van entrando, y los que estén pendientes de hacer a lo largo del día

2-      Crea Carpetas o Categorías. Una vez leído y gestionado el email respondiendo al remitente o realizando la tarea que se nos solicita, lo mejor es archivar el email  en carpetas diferenciadas por nombres que nos permitan luego encontrarlos fácilmente por si alguna vez nos vuelve a hacer falta. Ejemplo de carpetas : viajes, reuniones,etc

3-      Borrar emails  . Mientras tengamos capacidad en nuestro servidor de correos hay que intentar borrar la menor cantidad de emails posible. Habitualmente los que más se borran son correos de publicidad y  mensajes en cadena

 Revisar Spam. También hay que ir revisando la carpeta de Spam, debido a que en ocasiones se quedan ahí correos importantes que el servidor registra como spam y no lo son.

4-      Correos en copia (co / cco). Hay que tener cuidado de revisar bien a quien pones como destinatario en copia cuando envías un email, o revisar bien estos apartados cuando respondes un email con la opción “responder a todos”. Además con este gesto habrá menos posibilidades de que el email se derive con spam al tener muchos destinatarios.

5-      Emails pendientes. Siempre hay correos que se quedan pendientes de contestar, seguramente debido a que quedas a la espera de colaboración con una 3ª persona. Hay que intentar mantener este correo a mano y bien señalado para que no quede en el olvido, o bien guardándolo en una carpeta de “pendientes” o con una marca de seguimiento de las que ofrezca el programa.