Mensajería

Recepción y envío de mensajería 

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA:

    La mayoría de las empresas no realizan un registro de los sobres o paquetes que llegan a la empresa, aunque  si es posible que exista un libro o un documento tipo Excel para anotar lo que llega y a que persona o departamento de la empresa se entrega.

Los datos que se suelen apuntar son: Fecha de llegada, remitente y destinatario 

   Se podría repartir la correspondencia bien por las mesas o dejarlas en buzones/ bandejas renombradas por el departamento o el nombre de cada empleado, dependiendo del volumen de trabajadores de la empresa.

  Siempre hay que tener muy claro si puedes abrir el sobre o no, en caso de que no se especifique bien el destinatario y quieras averiguar para quien es. Si no puedes ver el contenido lo mejor es pasarlo al responsable del dpto. que creas conveniente guiándote por ejemplo por el nombre de la empresa remitente.

ENVÍO DE CORRESPONDENCIA:

  Normalmente las empresas tienen un acuerdo con alguna empresa de mensajería con la que suelen trabajar siempre y que ofrecen el servicio de envío por mensajero y de valija interna (envío de cartas y documentos entre las empresas del grupo ). 

   Por otro lado están los envíos de correo ordinario,  a través de una empresa encargada o llevando tú mismo los sobres a Correos.

*Cada vez que un empleado te entregue un sobre para envío no hay que olvidarse de preguntarle y apuntar : su nombre , departamento y  si es urgente o no.

  Aunque no siempre lo exige la empresa, es conveniente realizar un registro de la correspondencia que envías, es decir, que sale de la empresa,  ¿por qué? … porque  en ocasiones los sobres no llegan a su destinatario por pérdida o por alguna incidencia y llevando un registro es más fácil de reclamar y llevar un control.

  Lo mejor es hacer el registro en un Excel ya que puedes realizar búsquedas de forma más rápida y filtros, a parte puedes llevar  un registro en un libro de salidas por si se pierde el fichero en el PC   

Tipos de envío: 

  Puedes solicitar que lo recojan en la empresa y lo envíen a un cliente o proveedor , o a la inversa con cargo normalmente a la empresa.

-  Inmediato o Directo: Recogida y entrega en el mismo día. El mensajero recoge el sobre y lo entrega en el mismo día y en pocas horas al destinatario, suelen ser envío muy urgentes para la empresa ya que este servicio es de los más caros, por lo que normalmente se realizan dentro de la misma ciudad

-  Normal: lo recoge hoy el mensajero y lo entrega al día siguiente a lo largo del día

- Urgente 8h,10h,14h,19h..: El mensajero lo recoge hoy y lo entrega el día siguiente antes de la hora especificada

Ejemplo de libro de registros (en papel):  

 

Ejemplo de registro de salida en Excel:

 Cuando el mensajero se lleva el envío, dejará una copia de un albarán que previamente hay que firmar o sellar, la que guardamos o archivamos por si hay que reclamar.

Envío Correo Ordinario:

Son envíos de sobres o paquetes menos importantes que no necesitamos que se entreguen por mensajero.  Se envían por   

  Una opción es prepara tú mismo los sobres poniendo los sellos o pegatinas correspondientes y llevarlos a Correos, o contratar una empresa que se encargue de esto. Correos también ofrece un servicio de recogida de la correspondencia.

Tipos de envios:

  

-      Correo ordinario: envío normal, no se registra y puede tardar varios días en   entregarse

-     Correo Certificado : Envío normal, se registra para que conste su entrega 

-    Certificado Urgente: Envío urgente 24h, tarda menos en llegar y también se registra