Mi Diario Básico

     

 MI DIARIO BÁSICO

    Con este blog me gustaría tener siempre a mano a través de internet todas mis notas y apuntes sobre secretariado, una profesión que desde siempre me ha encantado y en la que espero seguir actualizandome tanto en los conocimientos  como en las  funciones que se pueden realizar.

    Trabajando tanto de secretaria como de recepcionista o administrativo he podido comprobar que estos puestos comparten varias tareas básicas, dependiendo muchas veces de la empresa en la trabajes y los funciones que te asignen. 

    En primer lugar anotaré estas tareas básicas, además de los conocimientos y el perfil que suelen solicitar en las empresas, quizás más adelante en alguna otra entrada espicificaré los distintos puestos.

TAREAS

• Atención y filtro de llamadas, conference calls
• Recepción de  visitas.
• Recepción y envío de mensajería, mailing
• Gestión del archivo y la documentación
• Actualización de bases de datos
• Control de emails entrante y saliente
• Gestión y control del material de oficina
• Elaboración de correspondencia, emails, informes, actas , notas de gasto, presentaciones
•  Coordinación y preparación de reuniones
• Gestión de agenda
• Organización de viajes
• Preparación de eventos
• Contacto, Control de gastos y pagos con  proveedores y/o clientes
• Coordinación y gestión de pedidos
•  Facturación

  

CONOCIMIENTOS

• Informática, paquete office (Word, Excel, Powerpoint , Access ) e internet
• Mecanografía
• Idiomas, principalmente inglés. También es muy considerado hoy en día alemán y chino, aunque también suelen pedir en muchas ocasiones francés, portugués o catalán
• Conocimientos de programas de gestión. Muchas empresas solicitan conocimientos de SAP (programa que espero algún día tener la oportunidad de aprender)
• Conocimientos básicos de contabilidad
• Protocolo empresarial
• Gestión el tiempo

PERFIL

Responsable, discreta, organizada,  polivalente, flexible, resolutiva, cortés, con iniciativa y con buena presencia, tolerante al estrés, que sepa trabajar en equipo, y que tenga empatía